L’AI Act introduce un obbligo che molte aziende stanno ancora sottovalutando. Se attivi un sistema di intelligenza artificiale classificato ad alto rischio in ambito lavorativo, devi informare in anticipo i lavoratori coinvolti e le loro rappresentanze sindacali.
Non a installazione avvenuta. Non a sistema già operativo. Prima.
Parlo di strumenti che incidono su selezione, valutazione, assegnazione di compiti, monitoraggio delle performance. Sistemi che, secondo il regolamento europeo, possono produrre effetti rilevanti sulle persone. L’informativa preventiva non è una cortesia: è un requisito di conformità che si intreccia con lo Statuto dei Lavoratori, il GDPR e gli accordi sindacali esistenti.
Cosa dice davvero l’AI Act sull’informativa preventiva
L’articolo 26 del regolamento è esplicito. Il deployer di un sistema AI ad alto rischio utilizzato sul luogo di lavoro deve informare i lavoratori interessati e i loro rappresentanti prima della messa in servizio o dell’uso. L’informativa va data secondo le procedure previste dal diritto nazionale e dalla prassi sindacale.
Questo significa che non basta una comunicazione interna generica. Serve un’informativa strutturata, che spieghi quale sistema viene introdotto, su quali decisioni interviene, con quali dati, e quali tutele esistono per chi viene valutato o monitorato. Il livello di dettaglio richiesto è operativo, non simbolico.
Quali sistemi rientrano nella categoria ad alto rischio
L’allegato III del regolamento elenca gli ambiti in cui un sistema AI è considerato ad alto rischio. In ambito lavorativo il perimetro è ampio e tocca processi che molte aziende stanno già automatizzando senza una piena consapevolezza normativa.
Sistemi che richiedono informativa preventiva:
- Strumenti di screening automatico dei CV e di filtraggio dei candidati nelle fasi di selezione
- Sistemi che assegnano compiti, turni o carichi di lavoro sulla base di profilazione algoritmica
- Software di valutazione delle performance che incidono su promozioni, premi o percorsi di carriera
- Piattaforme di monitoraggio del comportamento lavorativo, inclusi strumenti di analisi della produttività individuale
- Sistemi che supportano decisioni su licenziamenti, demansionamenti o modifiche contrattuali rilevanti
Molti di questi strumenti sono già presenti nei gestionali HR o nei sistemi di workforce management. Il fatto che siano integrati in un software acquistato da un fornitore non esonera l’azienda dall’obbligo: il deployer sei tu, e la responsabilità della comunicazione preventiva ricade sull’organizzazione che li utilizza.
Perché informare dopo è un errore costoso
Quando l’informativa arriva a sistema già attivo, il problema non è solo formale. Si apre un fronte di contestazione sindacale che può portare al blocco dello strumento, a procedure di raffreddamento e, nei casi più seri, a contenziosi individuali da parte dei lavoratori coinvolti nelle decisioni automatizzate.
C’è poi il piano sanzionatorio. L’AI Act prevede multe significative per inadempimenti procedurali, e si sovrappone agli obblighi del GDPR sull’informativa al trattamento e sulle decisioni automatizzate. Due regolamenti, due piani sanzionatori, una sola omissione.
Come costruire un’informativa che regge
Un’informativa efficace parte dalla mappatura dei sistemi AI già in uso o in fase di adozione. Non puoi comunicare ciò che non hai inventariato. Per ogni sistema serve definire la finalità, la categoria di rischio, i dati trattati, la logica decisionale e il livello di intervento umano previsto.
Il passo successivo è la stesura di un documento informativo chiaro, accessibile, che eviti il linguaggio tecnico fine a se stesso. I lavoratori devono capire cosa fa il sistema, non leggere una specifica tecnica. L’informativa va consegnata in tempi compatibili con il confronto sindacale, non come atto unilaterale a ridosso dell’attivazione.
Domande frequenti
Quando va data esattamente l’informativa preventiva?
Prima della messa in servizio del sistema AI ad alto rischio. Nella pratica, significa con un anticipo sufficiente a permettere il confronto con le rappresentanze sindacali secondo le procedure previste dal CCNL applicato e dagli accordi aziendali. Non esiste un termine numerico fisso nell’AI Act, ma l’informativa data il giorno prima dell’attivazione difficilmente regge a un controllo o a una contestazione sindacale.
L’obbligo vale anche se il sistema AI è fornito da un vendor esterno?
Sì. L’AI Act distingue tra provider (chi sviluppa il sistema) e deployer (chi lo utilizza). L’obbligo di informativa ai lavoratori ricade sul deployer, cioè sull’azienda che adotta lo strumento. Il fatto che il software sia di terze parti non sposta la responsabilità. Anzi, rende necessario un confronto preventivo con il fornitore per ottenere la documentazione tecnica utile a costruire l’informativa.
Cosa succede se in azienda non ci sono rappresentanze sindacali?
L’obbligo di informare i lavoratori resta. In assenza di RSU o RSA, l’informativa va data direttamente ai lavoratori interessati dal sistema AI, con modalità che ne garantiscano la comprensione effettiva. Resta valido il riferimento al diritto nazionale e alla prassi del settore, che in alcuni casi prevede comunque forme di consultazione anche in contesti non sindacalizzati.
L’informativa AI Act sostituisce quella del GDPR?
No, si aggiunge. L’informativa GDPR riguarda il trattamento dei dati personali e i diritti dell’interessato, inclusa la previsione dell’articolo 22 sulle decisioni automatizzate. L’informativa AI Act riguarda l’introduzione del sistema nel contesto lavorativo e i suoi impatti. I due piani si sovrappongono ma non coincidono. Servono entrambi, costruiti in modo coerente per evitare contraddizioni.
Quanto tempo serve per mettersi in regola?
Dipende dal numero di sistemi AI già in uso e dal livello di documentazione disponibile. Una mappatura iniziale richiede in genere alcune settimane, la stesura delle informative e il confronto sindacale possono richiedere uno o due mesi aggiuntivi. Il consiglio è non aspettare la prossima introduzione di un sistema: l’AI Act si applica anche a strumenti già attivi che ricadono nelle categorie ad alto rischio.
Vuoi capire se la tua azienda è esposta
Se utilizzi sistemi AI in selezione, valutazione, monitoraggio o assegnazione del lavoro, il tema dell’informativa preventiva ti riguarda. Anche se pensi che gli strumenti adottati siano “solo gestionali”.
Lavoro con imprenditori e direzioni HR per mappare i sistemi in uso, classificarli secondo l’AI Act e costruire le informative in modo coerente con il quadro sindacale e privacy. Il primo confronto serve a capire dove sei oggi e se ha senso strutturare un percorso.
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